Anda baru berjinak-jinak dalam dunia perniagaan? Sebagai seorang peniaga, salah satu daripada dokumen yang anda akan gunakan ialah purchase order. Mungkin istilah ini baru untuk anda? Jom kami kongsikan info tentang apa itu purchase order dan fungsinya dalam perniagaan anda.

Apa itu purchase order?

Purchase Order  atau singkatannya PO adalah dokumen yang disediakan oleh pembeli untuk menyenaraikan kesemua barang yang ingin dibeli dari  pihak penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan di antara pembeli dan penjual, di mana ia menyenaraikan kesemua barangan yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.

Secara amnya, purchase order ialah sekeping dokumen yang disediakan oleh pembeli dan di dalamnya terdapat senarai barang yang ingin dibeli dari penjual.

Isi kandungan purchase order

Purchase order mengandungi semua maklumat penting pembeli, penjual, senarai barang yang ingin dibeli, serta perinciannya. Di antara perkara yang ada dalam purchase order ialah:

• Nama pembeli, alamat, nombor telefon, dan emel
• Nama penjual, alamat, nombor telefon serta emel
• Alamat barang dihantar
• Tarikh barang dihantar
• Senarai barang
• Jumlah barang
• Harga barang
• Diskaun yang diberikan
• Cara pembayaran
• Cara penghantaran
• Nombor pesanan
• Terma dan syarat pembelian

Apakah berbezaan di antara purchase order dan invois?

Purchase order dan invois nampak hampir sama namun keduanya adalah berbeza. Purchase order adalah dokumen yang disediakan oleh pembeli dan dihantar kepada penjual. Ini mempunyai senarai barang yang ingin dibeli.

Sementara invois pula disediakan oleh penjual. Setelah melihat purchase order dan bersetuju untuk menjual, penjual akan mengeluarkan invois dan member arahan kepada pembeli untuk membuat bayaran. Apabila bayaran telah dibuat, barang akan dihantar seperti yang dpersetujui.

Kedua-dua dokumen ini iaitu purchase order dan invois adalah penting dalam dunia perniagaan. Anda perlu menyimpan dan merekodkan dokumen ini dengan baik.

Apa yang berlaku selepas purchase order dihantar kepada penjual?

Apabila purchase order sampai kepada penjual, pihak penjual akan meneliti senarai dan semua maklumat yang ada di dalamnya. Sekiranya mereka bersetuju, pihak penjual akan mengeluarkan invois dan memberikan arahan kepada pembeli untuk membuat bayaran. Di dalam invois akan disenaraikan:

• Nama pembeli, alamat, nombor telefon, dan emel
• Nama penjual, alamat, nombor telefon, dan emel
• Senarai barang
• Harga barang
• Tarikh penghantaran
• Cara penghantaran
• Cara pembayaran
• Tarikh pembayaran
• Terma dan syarat seperti yang dipersetujui

Sebaik sahaja pembeli membuat bayaran, pihak penjual akan menghantar barang yang disorder seperti yang dijanjikan. Sebaliknya, jika pihak penjual tidak bersetuju dengan isi kandungan purchase order, mereka akan memberitahu bahagian mana yang tidak dipersetujui. Jika pembeli masih berminat untuk membeli, kedua-dua pihak akan berbincang sehingga mendapat kata persetujuan. Apabila persetujuan dicapai, pembeli akan mengeluarkan purchase order yang baru, diikuti oleh invois, bayaran, dan penghantaran.

Apakah kepentingan purchase order?

Mungkin anda merasakan bahawa purchase order agak leceh untuk disediakan. Atau mungkin anda menganggap bahawa purchase order tidak perlu memandangkan anda kenal penjual dan mempunyai hubungan yang baik dengannya. Anda mungkin memilih untuk membuat pesanan melalui telefon atau sms sahaja. Jika semuanya berjalan dengan lancar, tidak mengapa. Namun apa akan berlaku sekiranya anda tidak mendapat barang yang disorder selepas bayaran dibuat?

Atau bagaimana pula kalau barang yang disorder sampai dalam keadaan yang rosak? Atau tidak cukup jumlahnya? Bagaimana anda ingin mendapatkan pembelaan serta pampasan jika tidak mempunyai purchase order? Itulah sebabnya kenapa anda perlu menggunakan purchase order kerana ia berfungsi sebagai:

• Kontrak jual beli di antara anda dan penjual. Di dalamnya terdapat semua info berkaitan dan jika penjual gagal memenuhi apa yang termaktub di dalamnya, anda mempunyai kontrak yang sah dan boleh digunakan untuk menuntut hak anda.
• Purchase order akan melindungi pembeli dari penipuan dan ketidak jujuran dari pihak penjual agar anda mendapat apa yang diorder dalam keadaan yang baik.

Contoh purchase order

Itulah dia info tentang apa itu purchase order dan kegunan dalam perniagaan yang ingin kami kongsikan pada hari ini. Semoga bermanfaat buat anda. Jika anda sukakan perkongsian ini anda juga dijemput untuk membaca artikel kami tentang cara mulakan perniagaan makanan dan jenis-jenis perniagaan.

Rujukan:

1. Jurnal ID

2. Hashmicro

3. Templatelab